Jak napisać regulamin konkursu?

Treść regulaminu zależy w przeważającej mierze od przyjętej mechaniki konkursu. Wyróżnić można jednak następujące wspólne elementy, które zawierane są w regulaminach akcji konkursowych:

1. Nazwa konkursu.

Nazwa konkursu może być dobierana dowolnie, lecz z uwzględnieniem, że nie powinna naruszać praw własności intelektualnej ani wprowadzać uczestnika w błąd (np. dla uniknięcia nieporozumień zalecane jest, aby poszczególne edycje konkursu różniły się nazwą.)

2. Określenie organizatora konkursu.

Nie jest dopuszczalne zorganizowanie konkursu w sposób anonimowy. Ponadto, organizator konkursu musi posiadać osobowość prawną. Oznacza to, że organizatorem nie może być zakład, przedsiębiorstwo czy jednostka organizacyjna. Nie jest zatem możliwe zorganizowanie konkursu przez sklep, gazetę czy portal internetowy – organizatorem jest ich właściciel. Przyjęcie funkcji organizatora konkursu jest niezwykle ważną decyzją, ponieważ wiąże się z obowiązkami nie tylko w zakresie wydania nagród, lecz również na polu prawa ochrony konsumentów, w zakresie danych osobowych czy w obszarze podatkowym.

3. Określenie miejsca/obszaru przeprowadzenia konkursu.

Element ten stanowi informację dla uczestnika, gdzie/na jakim obszarze może wziąć udział w konkursie. Ze względu na ryzyko prawne (w szczególności kwestie podatkowe) często stosowane jest ograniczanie obszaru konkursu wyłącznie do terytorium RP.

4. Określenie okresu przeprowadzenia konkursu.

Należy zwrócić uwagę, że pojęcie okresu przeprowadzenia konkursu może mieć różne znaczenie – np. terminu, w którym należy złożyć pracę konkursową, terminu na zakup produktu związanego z konkursem, terminu od rozpoczęcia zbierania prac do wyłonienia zwycięzców lub do zakończenia wydawania nagród albo też terminu do rozpatrzenia reklamacji. Rzetelny regulamin konkursu powinien rozróżniać i precyzować każdy z tych okresów.

5. Określenie kategorii podmiotów, które mogą uczestniczyć w konkursie.

Wskazane jest, aby regulamin precyzyjnie określał, jakie kategorie osób są adresatami konkursu. W zależności od przyjętej mechaniki konkurs może być publiczny lub skierowany wyłącznie do ściśle określonej grupy osób (np. pracownicy firmy A, uczestnicy programu Z). Wśród konkursów publicznych rozróżnić można przede wszystkim konkursy skierowane dla przedsiębiorców lub konsumentów (ma to zasadnicze znaczenie w kwestiach podatkowych). Częstym posunięciem jest również ograniczanie konkursu do osób pełnoletnich lub też osób zamieszkałych na terytorium RP, co w praktyce może niwelować ryzyko prawne i podatkowe.

6. Opis warunków i procedury przystąpienia do konkursu.

Element ten powinien być opisany możliwie precyzyjnie. Często bowiem na tym polu zdarzają się z uczestnikami konflikty i nieporozumienia. Należy ściśle określić, w jakim okresie możliwe jest przystąpienie do konkursu oraz dokładnie opisać inne założenia (np. w przypadku konkursów wspierających sprzedaż powinno się dokładnie wskazać, jakie kategorie produktów, w jakich ilościach i w jakich punktach sprzedaży powinny być nabyte, aby uprawniać do przystąpienia do konkursu). Opisowi procedury przystąpienia do konkursu często towarzyszą zapisy ograniczające wielokrotnie przystępowanie do konkursu tej samej osoby (np. tworzenie wielu kilku w konkursie internetowym) czy też zakaz przystępowania do konkursu przez np. pracowników organizatora (nie jest to zakaz wynikający z przepisów prawa, lecz stosuje się go często z przyczyn wizerunkowych).

7. Specyfikacja nagród.

Również niezwykle istotny element regulaminu konkursu. Brak sprecyzowanej specyfikacji nagród może zostać uznany za naruszenie przepisów prawa ochrony konsumentów. Nie jest zatem zalecane np. wyłącznie ogólne określenie rodzaju nagród ze wskazaniem, że dokładna specyfikacja nagród zostanie ustalona późniejszą decyzją organizatora. W postanowieniach o nagrodach konieczne jest także wskazanie ich wartości rynkowej (która niekoniecznie jest identyczna jak cena nabycia nagród przez organizatora). Zapisom tym dotyczą również inne postanowienia jak np. ograniczenia ilości nagród przypadającej na jednego uczestnika, szczegółowe warunki realizacji nagrody (np. w przypadku wycieczek) czy też zapisy regulujące kwestię pobrania lub potrącenia podatku od nagród.

8. Opis mechaniki wyłaniania zwycięzców.

Zasadnicza część regulaminu konkursu, która powinna zostać przygotowana z najwyższą uwagą i starannością oraz uwzględniać wszelkie możliwe scenariusze zabawy, w tym sytuacje np. wyników ex aequo lub też wykluczenia czy rezygnacji niektórych laureatów. Wyłonienie zwycięzców powinno nastąpić na skutek rywalizacji (a więc muszą zaistnieć zarówno zwycięzcy jak i przegrani), a za niedopuszczalne należy uznać wprowadzanie znaczącego elementu losowości czy też nagród gwarantowanych, gdyż w takim wypadku zabawa traci charakter konkursu. Najczęściej wykorzystywanymi mechanikami są:

• wyłanianie zwycięzców za pomocą jury,
• wyłanianie zwycięzców w drodze głosowania (np. internautów na najlepszą pracę),
• wyłanianie zwycięzców na podstawie wyniku w grze (np. zręcznościowej, sportowej),
• konkursy na refleks (np. konkursy SMS)
• ustalanie zwycięzców za pomocą rankingu punktowego (same punkty mogą być przyznawane na podstawie różnych kryteriów opartych na rywalizacji).

9. Opis sposobu wydawania nagród.

Poprzez regulamin uczestnicy powinni zostać poinformowani o terminie oraz sposobie wydania nagród. Możliwymi wariantami są: wydanie osobiste (stosowane z reguły dla nagród wysokiej wartości np. wycieczka lub samochód), wysyłka kurierem, wiadomością email lub pocztą. Przy ustalaniu powyższych zasad należy pamiętać, że to organizator odpowiada za nieprawidłowości leżące po stronie firm którym powierzył wydawanie nagród (poczta, kurier). Z tego względu błędy tych podmiotów nie mogą powodować utraty przez uczestnika prawa do nagrody.

10. Publikacja wyników Konkursu i powiadamianie o wygranej.

Należy podkreślić przepisy prawa nie wymagają, aby wyniki konkursu były ogłaszane publicznie. Jeżeli ma to jednak miejsce, powinno się odbyć zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Nie jest w konsekwencji dopuszczalna publikacja imienia i nazwiska laureata konkursu, jeżeli nie wyraził na to stosownej zgody. Samo (indywidualne) powiadomienie o wygranej powinno odbyć się w taki sposób, aby uczestnik miał możliwość zapoznania się z nim w odpowiednim czasie, aby nie przegapić ew. terminów np. na podanie danych do wysyłki nagrody lub dosłanie organizatorowi niezbędnych informacji lub dokumentów (np. dowodów zakupu produktów).

11. Zapisy o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi danych osobowych, osoba której dane są przetwarzane powinna nie tylko wyrazić na to stosowne zgody (o ile nie ma innej niż zgoda podstawy do przetwarzania danych), lecz również zostać poinformowana o administratorze danych osobowych (uwaga – niekoniecznie jest nim organizator!), jak również o przysługujących jej prawach. Realizacja powyższych obowiązków zazwyczaj odbywa się w regulaminie, lecz możliwe są również inne formy (np. na formularzu przystąpienia do konkursu). Należy zwrócić szczególną uwagę, czy obowiązki te są spełniane zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o ochronie danych osobowych.

12. Prawa Autorskie.

Artykuł 921 § 3 Kodeksu cywilnego przewiduje, że organizator może nabyć prawa autorskie do nagrodzonej pracy o ile zastrzegł to w swoim przyrzeczeniu publicznym (w naszym przypadku – w regulaminie). Nabycie w ten sposób praw autorskich następuje z chwilą wypłacenia nagrody. Aby jednak czynność ta była skuteczna, należy stworzyć stosowne regulaminowe zapisy zgodne z przepisami prawa autorskiego, zawierające m.in. pola eksploatacji, w obszarze których następuje przekazanie praw. Nie ma również przeszkód , aby w treści regulaminu zastrzec, że uczestnicy (a więc nie tylko laureaci), już z chwilą przekazania pracy, przyznają organizatorowi niewyłączną licencję nadesłanych materiałów, a więc prawo do korzystania z nich w pewnym ograniczonym zakresie. Często tego typu zapisom towarzyszą również zastrzeżenia przewidujące, że uczestnik, przystępując do konkursu, gwarantuje organizatorowi legalność przekazanej pracy oraz zobowiązuje się do zabezpieczenia organizatora przed ewentualnymi roszczeniami osób trzecich w przypadku, gdy gwarancje te okażą się nieprawdziwe.

13. Postępowanie reklamacyjne.

Sporządzając regulamin, nie można również pominąć postanowień opisujących procedurę kontaktu z organizatorem w przypadku, gdy uczestnik ma zastrzeżenia do sposobu przeprowadzania konkursu. Przy tworzeniu tych zapisów należy pamiętać, że ewentualne roszczenia uczestnika będącego konsumentem nie wygasają z chwilą zakończenia konkursu czy postępowania reklamacyjnego, gdyż w każdym przypadku istnieje możliwość rozpoczęcia drogi sądowej, przed którą właśnie postępowanie reklamacyjne ma organizatora ustrzec. Postanowienia dotyczące reklamacji i ograniczające prawa konsumenta do występowania z roszczeniami często są uznawane za naruszające interesy konsumentów. Forma procedury reklamacyjnej pozostaje do uznania organizatora, przy czym należy pamiętać, że nie może być ona uciążliwa dla uczestnika (np. nakładać na niego nieuzasadnionych kosztów), a terminy przyjmowania i rozpatrywania reklamacji powinny zostać ustalone rozsądnie, aby konsumentowi przysługiwało faktyczne i nieskrępowane prawo do wskazania zastrzeżeń.

14. Pozostałe postanowienia.

Postanowienia regulaminu zazwyczaj kończą się informacjami o terminie jego wejścia w życie oraz miejscu, w którym możliwy jest do niego wgląd (w biurze organizatora, na stornie internetowej, w kasach punktów sprzedaży). Niekiedy dodawane są również informacje dotyczące możliwości dokonywania zmian regulaminu. Należy jednak pamiętać, że zapisy stwarzające organizatorowi możliwość korekty zasad konkursu w sposób naruszający prawa konsumentów, jak również często powielane na koniec postanowienia o sądzie właściwym do rozstrzygania sporów związanych z konkursem czy o prawie organizatora do wydawania wiążących interpretacji regulaminu, są najczęstszymi praktykami uznawanymi za naruszające prawa konsumentów w regulaminach i należy się ich zdecydowanie wystrzegać.